第三方物流信息系统运行管理的内容

第三方物流信息系统运行管理的内容

(1)曰常工作

1)数据的收集。

例如，在库存管理工作中，对于进货、出货的业务处理，每天的业务都应该及时、准确地收集起来并录入计算机。这里的任务包括三项：数据收集、数据校验数据录人。收集工作常常是由分散在各行业务部门的业务管理人员进行的。因此，其组织工作往往是比较难以进行的。然而，如果这一工作不做好，整个系统的工作就会建立在“沙滩”上的。系统主管人员应该努力通过各种方法提高这些人员的技术水平和工作责任感，对他们的工作进行评价、指导和帮助，以便提高所收集数据的质量，为系统有效的工作打下坚实的基础。

2)数据校验的工作。

在较小的系统中，数据校验的工作往往是由系统主管人员自己来完成的。在较大的系统中，一般需要设置专职人员来完成这一任务，国外称其为数据控制人员。需要指出的是，对于担负数据校验工作的人员，对其业务要求是比较高的。因为，对于信息系统来说，最重要的资源数据，一切硬件、软件及其他资源，都是为了保证数据的及时、完整及准确，整个系统的效率或对外的形象都依赖于它所保存的数据。无论多先进的硬件设备，无论多么完善的加工功能，如果没有及时、完整、准确的数据，都不能发挥实际的效益。我们的许多系统，正是在这一点上重视不够，形成了“进去的是垃圾，出来的还是垃圾”的局面。这种情况不但使系统无法实际使用，而且使用户对系统丧失信心，给计算机应用的推广造成了很不好的影响。而保证数据的及时、准确和完整，并不只是计算机技术本身的问题，而是与具体业务紧密联系的。在数据由手工处理方式转变到计算机处理的过程中，要把好关是不容易的。一方面，校验者必须对系统所处理的业务有足够的了解，许多数据的正确或错误是不能只从数据本身字面上来判断的，往往需要对数据的逻辑含义加以理解，甚至需要相当的实践经验。对于系统所处理的业务一无所知是不可能做好校验工作的。另一方面，从事校验工作的人，又必须对计算机系统对数据的要求（包括格式、范围、平衡关系等）有确切的了解。一般地说，对于计算机处理的要求、长处、弱点，要有比较清楚的认识。因此，无论是由系统主管人员自己担负这一工作，还是由专职人员来校验，都必须给予足够的重视。当然，我们可以通过提高数据收集人员的业务水平，来减轻数据校验工作的负担。然而，单靠这方面工作是不行的。如前所述，数据收集人员一般来说是业务人员，并且在行政上也不属于信息处理的专职部门。因此，数据校验这种“数

据把关”的工作是不可缺少的。

3)录人工作。

录人工作的要求是迅速与准确。录人人员的责任在于把经过校验的数据送入计算机，他们应严格地把收到的数据及时准确地录人计算机系统，一般来说，录入的数据是记载在某种磁性介质上（如磁盘、磁带)。他们并不对数据在逻辑上、具体业务中的含义进行考虑与承担责任，这一责任是由校验人员承担的，录人人员只需要保证送人计算机的数据与纸面上的数据严格一致一这是由录人人员与校验人员的职责来决定的。因此，不能由录人人员代替校验人员。当然，这两项工作也是截然分开的。某些校验工作是在录人之前完成的。例如，某些显而易见的超出合理范围的数据，应在录人之前排除，同时需要大量准备好的程序来检验录人工作的质量。在许多系统中，为了保证重要数据的安全，常常在录人或更新数据时，先把新录入的数据库放在临时的工作文件之中，而不让录人人员直接接触重要数据文件本身。待检验确认无误后，再由系统管理人员或负责数据检验的人员运行专门的程序，存人数据或进行更新。总之，必须由系统管理人员本身或比较熟悉系统的专职人员把关，以确保系统的安全。这方面的工作，局外人并不直接了解，然而，却是整个系统有效工作的基础。它看起来很琐碎、很单调，然而却非常重要。

(2)系统运行情况的记录

在完成上述各项日常管理工作的同时，应该对系统的工作情况进行详细的记录。这个问题常常容易被忽略，因此，我们在这里作进一步的强调和说明。系统的运行情况如何，是对系统管理、评价十分重要且十分宝贵的资料。人们对于信息系统的专门研究，还只是刚刚开始，许多问题都处于探讨之中。即使从某一部门某一单位来说，也需要从实践中摸索和总结经验，把信息处理工作的水平进一步提高。而不少单位却缺乏系统运行情况的基本数据，只停留在一般印象上，无法对系统运行情况进行科学的分析和合理的判断，难以进一步提高信息系统的工作水平，这是十分可惜的。信息系统的主管人员应该从系统运行的一开始就注意积累系统运行情况的详细资料。

在信息系统的运行过程中，需要收集和积累的资料包括以下几个方面：

1)有关工作数量的信息。

例如，开机的时间，每天、每周、每月提供的报表的数量，每天、每周、每月录人的数据的数量，系统中积累的数据量，修改程序的数量，数据使用的频率，满足用户临时要求的数量，等等。这些数据反映了系统的工作负担及所提供的信息服务的规模。这是反映计算机应用系统功能的最基本的数据。

2)工作的效率。

即系统为了完成所规定的工作，占用了多少人力、物力及时间。例如，完成一次年度报表的编制，用了多长时间、多少人力。又如，使用者提出一个临时的查询要求，系统花费了多长时间才给出使用者所要的数据。此外，还有系统在曰常运行中理性操作所花费的人力是多少、消耗性材料的使用情况如何，等等。随着经济体制的改革，各级领导越来越多地注意经营管理。任何新技术的采用，如果不注意经济效益，是不可能得到广泛应用的。

3)系统所提供的信息服务的质量。

信息服务和其他服务一样，不能只看数量，不看质量。如果一个信息系统生成的报表并不是管理工作所需要的，管理人员使用起来也并不方便，那么这样的报表生成得再多再快也是没有意义的。同样，使用者对于提供的方式是否满意、所提供信息的精确程度是否符合要求、信息提供得是否及时、临时提出的信息需求能否得到满足，等等，也在信息服务的质量范围之内。

4)系统的维护修改情况。

系统中的数据、软件和硬件都有一定的更新、维护和检修的工作规程。这些工作都要有详细的及时的记载，包括维护工作的内容、情况、时间、执行人员等。这不仅是为了保证系统的安全和正常运行，而且有利于系统的评价及进一步扩充。

5)系统的故障情况。

无论故障大小，都应该及时地记录以下这些情况：故障的发生时间、原因分析。这里要注意的是，我们所说的故障不仅是计算机本身的故障，而是整个信息系统的故障。同样，收集来的原始数据有错，这也不是计算机信息系统故障，然而这些错误的类型、数量等统计数据是非常有用的资料，其中包含了许多有益的信息，对于整个系统的扩充与发展具有重要的意义。